INDEMNIZACIONES POR DIETAS Y ASIGNACIONES DE VIAJE, ESPECIAL INCIDENCIA EN LOS DIRECTIVOS DE EMPRESA

Los gastos de locomoción y dietas no constituyen rendimientos del trabajo personal para los trabajadores por cuenta ajena, cumpliéndose determinados requisitos.

El artículo 16 de la Ley 40/1998 del IRPF. considera rendimientos íntegros del trabajo todas las contraprestaciones, dinerarias o en especie, derivadas directa o indirectamente de la relación laboral y que no tengan el carácter de rendimientos de actividades económicas. Tienen esta consideración, en particular las dietas y asignaciones para gastos de viaje, excepto los de locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería. 

El artículo 8 del Reglamento del IRPF. , en la redacción actualizada por el R.D. 1968/1999, de 23 de diciembre, define cuales son estos gastos normalizados que quedan excluidos de gravamen y por lo tanto de retención. Los excesos sobre dichos gastos constituyen rendimientos del trabajo y se someten a retención. 

La exclusión queda limitada a las asignaciones para gastos de manutención y estancia, también denominadas dietas y los gastos de locomoción que perciba el empleado por cuenta ajena, incluidos los ejecutivos sometidos a contratos laborales de alta dirección, para compensar los gastos ocasionados por la prestación de sus servicios fuera del lugar donde realiza su trabajo habitualmente. 

ASIGNACIÓN PARA GASTOS DE LOCOMOCIÓN

Se exceptúan de gravamen los gastos originados por el traslado del trabajador del lugar habitual de trabajo a otro distinto, aunque sea en el propio municipio, siempre que exista justificación del viaje. 

• Si utiliza transporte público, el importe del gasto justificado mediante factura o documento equivalente. 
  
• Si los gastos corren a cargo del trabajador, la cantidad de 24 ptas./Km. recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen. 

El resto hasta el importe total percibido constituye rendimiento de trabajo sometido a la correspondiente retención. Este régimen es aplicable también a los trabajadores contratados específicamente en centros de trabajo móviles o itinerantes, siempre que las asignaciones correspondan a desplazamientos a municipio distinto del que constituye la residencia habitual del trabajador. 

Cuando el desplazamiento y estancia del trabajador tiene una duración prevista superior a nueve meses, sin descontar las vacaciones, enfermedades etc. se sujeta a gravamen el total importe percibido y el pagador debe efectuar la correspondiente retención. Hay que tener en cuenta dos situaciones especiales: 

• Asignación por gastos de locomoción y estancia y manutención en el caso de relaciones laborales especiales 
  
  Los gastos de estancia deben ser, en todo caso, resarcidos por el pagador. Cuando los gastos de manutención y locomoción no sean específicamente resarcidos por el pagador, el trabajador que perciba remuneraciones que deriven de relaciones laborales especiales de carácter permanente podrá minorar sus ingresos con los gastos que se deriven de la aplicación de los criterios expuestos, siempre que se acredite la realización de los desplazamientos. 
  
• Asignación por gastos de locomoción estancia y manutención en el caso de directivos, administradores y miembros del consejo de Administración. 

A los directivos y administradores que mantienen una relación laboral de carácter dependiente se les aplican los mismos criterios expuestos con carácter general. 

Sin embargo es muy frecuente la utilización de dicha asignaciones como una mayor retribución de dicho personal . Generalmente se lleva a cabo mediante el pago de: 

• Las vacaciones del personal, en su caso de la familia, consignando los desplazamientos como asistencia a cursos de formación, ferias y congresos o simplemente de prospección del mercado. 
  
• Dietas para manutención, sin justificación del traslado a otro municipio. 
  
• Los gastos en restaurantes próximos al lugar de trabajo, consignándolos como comidas de atención a clientes. 
  
• Los gastos de locomoción, 24 ptas./Km., cuando se utiliza habitualmente un vehículo de la empresa, cuyo uso no se ha asignado como retribución en especie, o bien consignando simultáneamente el gasto de gasolina, mantenimiento etc. 
  
  En estos casos cuando se trata de importes de cierta importancia, es normal que la inspección proceda a comprobar además de que los gastos de locomoción y estancia estén debidamente acreditados y a nombre del empleado que no concurran ciertas circunstancias que, salvo acreditación documental adecuada, podrían invalidar la no sujeción a gravamen de dichos pagos, por ejemplo. 
  
• Que el periodo en el que se efectúa el desplazamiento coincida con periodos de vacaciones.(Semana Santa, Navidad, puentes etc.) del empleado. 
  
• Que la factura de la agencia de viajes sea global, sin detallar el nombre de la persona o personas que se desplazan. 
  
• Reiteración de desplazamientos a determinadas zonas con las que la empresa no tienen apenas relaciones, que podrían encubrir viajes de carácter privado del directivo o del administrador. 
  
• Reiteración de gastos de manutención en establecimientos de hostelería sin consignar detalladamente el motivo, p.e. atención a determinado cliente, o bien en días no laborables. 
  
• Utilización para el pago de los gastos de una tarjeta de crédito de la empresa, sin aportar otros justificantes de dichos gastos. 

Las dietas e indemnizaciones percibidas por los miembros del Consejo de Administración por asistencia a las reuniones del consejo se conceptúan como rendimiento del trabajo, no así los gastos de locomoción y estancia pagados directamente por la empresa. 

Estas situaciones se presentan con más frecuencia y de una forma más exagerada cuando el administrador es a la vez socio y en particular cuando es el único socio o todos los socios pertenecen a un grupo familiar. 

En este supuesto es corriente confundir el patrimonio de la empresa con el patrimonio familiar y cargar a la empresa gastos que son estrictamente particulares del socio o de su familia, entre ellos: 

• Uso particular de los vehículos de la empresa 
  
• Gastos de viajes de vacaciones etc. de miembros de la familia cargados como gastos de viajes de negocios. 
  
• Cursos de formación de miembros de la familia sin relación laboral con la empresa etc. 

Todos estos gastos son fácilmente detectados por la inspección y tendrán la consideración de rendimientos de trabajo o del capital según el perceptor tenga o no una relación laboral dependiente de la empresa. 

En el supuesto de profesionales que realizan trabajos para la empresa, aunque sean de forma continua y con plena dedicación, no podrán percibir dietas al no haber una relación de carácter laboral de trabajo por cuenta ajena. 

Según los términos que se establezcan en el contrato, los gastos de locomoción y manutención o estancia podrán ser pagados directamente por la empresa o bien por el profesional, teniendo en este caso la consideración de suplidos, que los repercutirá posteriormente a la empresa. 

El profesional podrá deducirse los gastos reales que se justifiquen documentalmente y no repercuta a la empresa. 

Un profesional, en ningún caso, puede asignarse como gastos el importe de las dietas o gastos de locomoción p.e. 24ptas./Km.

En el supuesto que contractualmente se establezca que percibirá dietas y kilometraje su importe constituirá un mayor ingreso de su actividad y únicamente podrá deducirse los gastos realmente realizados que se justifiquen documentalmente.